Dans un précédent article, mon collègue Arthur mettait en lumière les avantages et les inconvénients du télétravail. Dans les points négatifs, on y retrouve notamment l’isolement et la perte de repère dans un nouveau système qui implique une refonte organisationnelle, tant pour l’entreprise que pour les salariés.
Une étude de 2021 montre que le télétravail, pratiqué par plus de 20% des Français chaque semaine, serait l’une des causes de l’augmentation de cas de burn-outs et de troubles psychologiques. La raison invoquée : un sentiment de trop plein, de stress et de surcharge de travail.
Il est prouvé qu'une meilleure organisation de sa vie professionnelle et personnelle permet de réduire le niveau de stress au quotidien. Est-ce que vous pensez que votre organisation est optimale ? Avez-vous déjà essayé de l'améliorer pour gagner en efficacité ?
Il existe des moyens très rapides à mettre en place pour gagner en efficacité facilement, tout en ayant le temps de souffler. L’idée ici n’est pas de vous montrer comment faire plus de choses au cours de votre journée (même si au bout du compte, ce sera possible), mais déjà comment les faire mieux, tout en étant plus serein.
Voici donc mes 10 conseils pour organiser au mieux vos tâches et vous aider à réduire votre niveau de stress au quotidien.
1. Expédiez les tâches qui prennent moins de 2 minutes
Dès qu’elle arrive, que la demande émane de votre responsable ou d’un collègue, et si elle vous prend moins de deux minutes, vous serez doublement gagnant à y répondre aussitôt :
- le temps de noter, d’y revenir, de vous rappeler le contexte et l’objet de la demande vous prendra pratiquement autant de temps que de la faire directement
- votre réactivité sera très appréciée !
2. Videz votre mémoire
Si une tâche est trop longue pour être faîte aussitôt, il faut absolument la noter avant de l’oublier. Vous avez peut-être une bonne mémoire, mais personne n’est infaillible. Et quoi de plus stressant que de se dire « Ah mince, qu’est ce que je devais faire déjà? 🤔 »
Donc notez-la, et laissez à votre mémoire de la place pour d’autres choses probablement plus intéressantes que de remplir un fichier Excel pour un collègue.
3. Centralisez vos tâches
Calendar, Todoist, Notion, etc… Il existe pléthore d’outils d’organisation personnelle, chacun avec son format, ses avantages et ses inconvénients. Même s’il peut-être tentant d’en utiliser plusieurs, je vous le déconseille fortement (pour l’avoir vécu)
Avoir une seule source de vérité vous facilitera le travail, et vous permettra de cocher, selon votre choix, plusieurs des points suivants.
4. Profitez des moments où vous avez le plus d’énergie
Certains sont plutôt du matin, d’autres du soir… on a chacun notre rythme biologique. L’important, c’est d’en être conscient et d’adapter les tâches sur lesquelles on travaille dans la journée selon ce rythme, selon notre niveau d’énergie disponible pour être le plus efficace possible.
Si votre compagnie utilise Calendar, il ne faut pas hésiter à y réserver vos créneaux pour les tâches les plus complexes, avec un focus time par exemple. Ceci permet d’informer vos collègues que vous n’êtes pas disponible. Chez Osedea, nous avons instauré le « secure cockpit » depuis plusieurs années. Sur un créneau fixe de 10h30 à 12h en France (13h à 15h à Montréal), l’équipe sait qu’il faut éviter autant que possible de solliciter ses collègues (sauf pour un besoin bloquant), créant ainsi un moment privilégié pour se concentrer sur ces tâches.
5. Priorisez votre journée
Si vous avez tout noté dans Calendar, c’est déjà fait ! Si vous n’utilisez pas Calendar, prenez le temps avant de partir la tête dans le guidon. 10 minutes suffisent pour préparer la journée et mettre en exergue les tâches prioritaires.
Ces tâches sont celles qui vont vous demander le plus de temps / effort. Une fois que vous les aurez faites, votre sentiment d’accomplissement sera important, et vous pourrez consacrer le reste de votre temps à des tâches plus courtes ou moins prioritaires.
J’emprunte souvent la métaphore des gros cailloux du livre La 25ème heure pour représenter le problème. Notre journée de travail n’est pas extensible (libre à vous de faire des heures sup si cela vous fait plaisir, mais ce n’est pas notre but, qu’on soit bien d’accord). Si on commence par faire les tâches les moins prioritaires, alors il sera difficile de trouver le temps pour faire celles plus prioritaires.
6. Prévoyez le TEMPS nécessaire pour accomplir vos tâches
Cette règle est peut-être l’une des moins facile à appréhender, car elle demande une certaine expérience pour être en capacité de jauger l’effort qu’une tâche va nous demander. L’idée ici est de prévoir le temps que va nous prendre une tâche avant de la commencer, ni plus, ni moins.
Vous n’avez peut-être que 30 minutes avant votre prochaine réunion, comment allez-vous les utiliser ? Connaître ses priorités de la journée et le temps à allouer à chacune va vous permettre de vous adapter rapidement en cas changement dans votre planning.
Ne pas pouvoir terminer une tâche à temps avant la prochaine rencontre va vous demander de la reprioriser plus tard, voire le lendemain. Cela va nous générer du stress, que l’on aurai pu s’éviter si on avait prévu assez de temps initialement.
Mieux vaut prévoir plus large que pas assez, quitte à devoir anticiper les tâches suivantes si on en termine une plus tôt.
7. Faîtes des pauses
Parce que pour être efficace, il faut aussi savoir se reposer. Lire ses courriels, prendre un café, faire des étirements, il y a plein de bonnes raisons de faire une pause. J’ai eu l’occasion de rencontrer Jean-François Ménard lorsque je travaillais au bureau Osedea de Montréal. JF est préparateur mental et travaille avec beaucoup d’athlètes et sportifs de haut niveau, comme le Cirque du Soleil. L’une des choses dont je me souviens le plus est l’exemple des fumeurs : ceux-ci, dit-il, font ça parfaitement. Ils prennent des petites pauses, à intervalle régulier. Ils sortent fumer, changer d’air, et reviennent à leur bureau.
Sans faire l’apologie du tabac, loin de là, cet exemple est quand même marquant et très parlant. Il suffit de remplacer le tabac par quoique ce soit de non (moins) toxique pour la santé bien évidemment. Faire une pause de 5 minutes à chaque heure est l’idéal, car ça permet de remonter notre niveau d’énergie et éviter qu’il ne soit trop bas en milieu de journée.
À noter : si, comme moi, vous organisez toutes vos tâches dans Calendar, sachez qu’il est possible d’activer une option vous permettant de raccourcir de 5 ou 10 minutes (selon la durée) les tâches de votre agenda. Ainsi, pas besoin de se mettre des rappels ou de devoir s’excuser pour être arrivé avec un peu de retard à votre prochaine rencontre.
Pour l’activer (Calendar):
- Aller dans Settings
- Aller dans Event Settings
- Activer l’option Speedy meetings
8. Dédiez des temps pour les notifications
Rien de tel que de regarder ses courriels toutes les 5 minutes ou d’avoir les notifications Slack sans cesse sous les yeux pour ruiner votre productivité. Avec l’avènement du télétravail, les outils de communication ont pris une part encore plus importante, et c’est dans ce cas les seuls moyens de contacts avec nos collègues.
9. Remerciez les collègues qui vous ont aidé
Parce qu’envoyer des ondes positives, ça nous renvoie du positif, c’est important de reconnaître ceux qui sont là pour nous. Car en plus de nous avoir aidé, ça va aussi motiver les autres à en faire de même, pour eux aussi, in fine, faire partie de ce cercle des gens qui sont là pour les autres.
Je ne serais pas capable de dire depuis quand cette pratique est en place chez Osedea, car elle l’était déjà lorsque je suis arrivé en 2016.
- Channel Slack #praise dédié
- Section « Praise » dédiée à la fin de nos rencontres hebdomadaires avec tous les membres de l’équipe, France, Canada et Royaume-Uni.
- Bot OfficeVibe intégré à Slack qui rappelle régulièrement d’envoyer des « Good vibes » à ces collègues.
10. Bougez / Reposez-vous
Profitez de vos pauses pour vous aérer, faire du sport, surtout si vous passez la journée devant un écran d’ordinateur. Personnellement, j’ai pris l’habitude d’aller courir le matin plusieurs fois par semaine avant de commencer ma journée, que ce soit à la maison ou au bureau, ou de faire une marche digestive de 20-30 minutes après le déjeuner.
Si vous avez un rythme intense, la sieste peut aussi être un bon moyen de recharger ses batteries en peu de temps. Si vous buvez du café, vous pouvez même en prendre un juste avant. Cela peut sembler contre-intuitif, mais l’effet stimulant de la caféine prendra probablement au moins 20 minutes pour se manifester et vous aidera à retrouver la vigilance après votre réveil.
Conclusion
Ces règles peuvent vous paraître évidentes et pleines de bon sens (elles le sont), mais cela demande une certaine discipline pour les intégrer dans notre quotidien, et faire en sorte que cela devienne une routine.
Elles sont le fruit de mon expérience et des différentes situations que j’ai pu rencontré. Libre à vous de les adapter !
