Le transfert de connaissance est un défi particulier pour les entreprises dans leur parcours, peu importe la raison pour laquelle ce transfert de connaissances est requis. Dans cet article, nous partagerons notre expérience de travail avec un client confronté à un défi de transfert de connaissance majeur et comment nos compétences techniques sont venues à la rescousse. Pour remédier à la dépendance à l'égard d'une personne clé détenant la majorité des connaissances sur les processus métiers et les interdépendances des sous-systèmes à cette situation, nous avons utilisé l'EventStorming. C’est une méthode d'atelier collaborative issue de l’approche Domain Driven Design, afin de transférer et de documenter les connaissances critiques. Nous souhaitons vous outiller pour bien faire face au défi du transfert de connaissance qui peut paraître énorme et un réel casse-tête.
Le défi
Voici un petit aperçu du défi auquel notre client faisait face. L’équipe disposait d'un système d'information en place depuis plus de 10 ans. L'état du système était:
- Présence de nombreux sous-systèmes interdépendants développés à différentes périodes par diverses personnes, parfois même par des prestataires externes.
- Évolution au fil du temps, sans vision à long terme ni documentation fonctionnelle ou technique adéquate.
- Une personne clé avec 10 ans d'expérience dans l'entreprise, détenant une grande partie des connaissances des processus métiers et des interdépendances des sous-systèmes, quittait l'entreprise.
Face à ces défis, notre objectif était de transférer cette connaissance, d'autonomiser les utilisateurs et de réduire la dépendance vis-à-vis de l'assistance technique.
Notre méthodologie et approche
Nous avons adopté une approche méthodique comprenant quatre étapes clés.
- Phase de découverte: nous avons commencé par une présentation à haut niveau des sous-systèmes et du cycle de vie d'un produit, fournie par le client. Ensuite, l’équipe a examiné les documents existants et participé à des discussions avec le responsable du service TI pour mieux comprendre le modèle d'affaires et les processus métiers critiques.
- Phase d'écoute et de documentation des problèmes: consistait d’observation de l'équipe TI lors de la résolution des problèmes courants et analysé l'historique des erreurs pour identifier les problèmes les plus fréquents. Notre rôle était de documenter les solutions et de faciliter la communication entre l'équipe TI et les utilisateurs.
- Ateliers EventStorming: ont constitué le cœur de notre approche. Ils ont permis d'explorer de manière collaborative les processus métiers complexes et d'identifier les interdépendances entre les sous-systèmes. Ces ateliers ont favorisé la participation de tous les acteurs impliqués, sans nécessiter de connaissances techniques particulières.
- Finalisation et mise à l'épreuve de la documentation: une fois les ateliers terminés, nous avons regroupé toutes les informations et les avons organisées dans un outil de documentation interactif. Nous avons ensuite testé la documentation en vérifiant si les utilisateurs étaient devenus autonomes dans leurs tâches quotidiennes.
L'EventStorming : c'est quoi?
L'EventStorming est une méthodologie de découverte collaborative de domaines métiers complexes. Créée par Alberto Brandolini (sommité du domaine) en 2012, elle s’assure de la présence de toutes les parties prenantes pour arriver à des solutions. Elle s'inscrit dans la conception pilotée par le domaine (Domain Driven Design) et peut être utilisée à différentes étapes d'un projet. Les avantages d’utiliser l’EventStorming sont nombreux incluant une résolution rapide et efficace et une collaboration engageante.
Concrètement, l'EventStorming repose sur l'utilisation de post-it pour matérialiser le domaine étudié. Les participants identifient les événements clés et les placent chronologiquement sur une timeline. En affinant cette représentation, ils identifient les causes et les effets des événements, ce qui permet d'obtenir une vue détaillée des processus métiers.
Alberto Brandolini, Source
Quels sont les résultats de l’EventStorming?
Avec l’EventStorming, nous avons pu obtenir des résultats significatifs dans le cadre de notre mandat. Les différentes séances d'EventStorming nous ont permis de visualiser les principaux processus métiers et les flux logiciels associés. Nous avons pu affiner les flows, éliminer les redondances et identifier des pistes d'amélioration à court, moyen et long terme.
Avoir regroupé toutes les informations dans un outil de documentation interactif a facilité le transfert de connaissances et rendu les utilisateurs du système d'information plus autonomes dans leurs opérations quotidiennes. De plus, l'approche collaborative de l'EventStorming a favorisé le partage des connaissances entre les différents acteurs du projet.
Nos points importants à retenir
Le transfert de connaissances nécessite du temps dédié et une approche neutre pour redéfinir le vocabulaire et les processus métiers. L'EventStorming s'est révélé être une méthode efficace pour explorer et documenter les processus métiers complexes, dans le contexte de transfert de connaissance. Il a permis de représenter visuellement les interactions entre les sous-systèmes et d'identifier les problèmes potentiels. En favorisant la participation de tous les acteurs impliqués, ces ateliers ont créé un environnement propice au partage des connaissances et à l'amélioration continue.
Une approche pilotée par le domaine avec la méthodologie de l'EventStorming s'est avérée être un outil précieux pour explorer un domaine métier complexe de manière collaborative, faciliter le transfert de connaissances et identifier des pistes d'amélioration. En adoptant cette méthode, nous avons permis à notre client de renforcer sa résilience face aux départs de membres clés de l'équipe et de se concentrer sur l'amélioration continue de son système d'information. Je vous invite à considérer l’EventStorming dans vos futurs défis, et n’hésitez pas à communiquer avec nous pour échanger ou avoir plus d’informations.
